Consentimiento y tratamiento de datos de salud

Esta página explica cómo HeyDoc trata los datos de salud de los pacientes que cada clínica o profesional registra en la aplicación. Complementa los Términos y la Política de privacidad. Al usar HeyDoc con datos de pacientes, la clínica acepta estas condiciones de tratamiento.

La clínica decide, HeyDoc procesa

La clínica o el profesional que usa HeyDoc es el responsable de los datos de sus pacientes: decide qué se registra, para qué y quién de su equipo accede. HeyDoc es el encargado (prestador de servicios de tratamiento): guarda y procesa esos datos solo para prestarle el servicio y según sus instrucciones. Nuestros proveedores de infraestructura actúan como subencargados.

Consentimiento y base legal

• La clínica es quien tiene la relación con el paciente y quien debe contar con la base legal para tratar sus datos de salud (la atención médica bajo secreto profesional o el consentimiento del paciente, según la ley de su país), e informarle que usa un sistema de historia clínica en la nube con servidores en Estados Unidos.
• Si la clínica usa las funciones de IA (Ibu, análisis de estudios, transcripción de voz), debe informar a sus pacientes que partes de su información se procesan con proveedores de IA en las condiciones de esta página.
• Compartir datos fuera de la clínica (por ejemplo, con un profesional externo) requiere el consentimiento del paciente, que la clínica gestiona.

Qué datos de pacientes tratamos

• Identificación: nombre, fecha de nacimiento, sexo, país, tipo y número de documento.
• Contacto: teléfono, correo, dirección y contacto de emergencia.
• Datos clínicos: consultas, notas, antecedentes, signos vitales, alertas como alergias, estudios con sus archivos y resultados, recetas y adjuntos de citas.
• Agenda: citas, motivos y notas de cita.
• Conversaciones con Ibu y notas de voz de los profesionales, cuando mencionan pacientes.

Qué hacemos y qué no

• Tratamos los datos solo para prestar HeyDoc a la clínica y para mantenerlo seguro y funcionando.
• No vendemos datos, no los usamos para publicidad y no los compartimos con otras clínicas.
• No entrenamos modelos de IA con datos de las clínicas, ni permitimos que lo hagan nuestros proveedores.
• Los eventos de uso del producto y los registros técnicos no contienen datos de salud: nunca registramos texto clínico, mensajes ni contenidos en ellos.

Ibu y el análisis de estudios

• Ibu y el análisis de estudios envían a modelos de IA solo lo necesario para responder un pedido del profesional. Cada pedido exige proveedores que no recolectan los datos y que no los retienen (retención cero de datos, ZDR).
• HeyDoc lee y resume estudios y puede orientar con guías clínicas citadas cuando el profesional lo pide. No diagnostica, no da porcentajes de riesgo y nunca recomienda medicamentos, dosis ni tratamientos. Cada resumen queda pendiente de la revisión del profesional, que lo aprueba, lo corrige o lo descarta.
• Ibu nunca guarda cambios por su cuenta: todo lo que escribe es una propuesta que el profesional confirma, y se ejecuta con los permisos de ese profesional y queda en el registro de auditoría.
• Ibu solo ve lo que el perfil del profesional que le pregunta puede ver.

Quién puede ver los datos

• Dentro de la clínica, cada miembro accede según su perfil, sus grupos y lo que se comparte con él. Toda lectura de datos clínicos queda registrada.
• El equipo de HeyDoc no accede a datos de pacientes en su trabajo normal. Para soporte puede ver la aplicación como un usuario solo con un motivo registrado y por un tiempo limitado, en general sin poder cambiar nada, y cada acción queda auditada a nombre del equipo de HeyDoc.
• Un acceso de emergencia a datos clínicos solo lo puede abrir una persona autorizada de HeyDoc, con verificación adicional, un motivo escrito y por un tiempo limitado. Cada vista queda registrada y los dueños de la clínica reciben un aviso.

Subencargados

Estos son los proveedores que tratan datos de las clínicas. Si sumamos o cambiamos uno, actualizamos esta lista y la fecha de arriba.

Si un profesional conecta su Google Calendar, Google recibe solo lo necesario para esa integración, bajo la cuenta del propio profesional (ver Datos de Google).

Medidas de seguridad

• Servidores en Estados Unidos, con copias de seguridad automáticas.
• Aislamiento por clínica: otra clínica nunca ve sus datos.
• Acceso por perfil, grupos y pacientes compartidos, según lo que decide la clínica. Ibu respeta los mismos permisos.
• Doble factor, obligatorio para toda la clínica si se activa, y cierre de sesión por inactividad.
• Registro de quién vio o cambió cada historia, que no se puede alterar.
• Cifrado en tránsito y en reposo, con una capa adicional propia de cada clínica para el texto clínico, los contactos y los números de documento.
• Los registros técnicos nunca guardan datos de salud.

Más detalle en Seguridad.

Incidentes

Si detectamos un incidente que afecte datos de una clínica, se lo notificamos sin demoras indebidas, con lo que sepamos del alcance, y la ayudamos a cumplir con sus propias obligaciones de aviso a pacientes y autoridades.

Conservación y fin del servicio

• Conservamos la historia clínica mientras la clínica use HeyDoc y por el plazo que exija la ley de su país. Las correcciones son enmiendas y los borrados son lógicos y auditados, para mantener la integridad de la historia.
• Al terminar el servicio, coordinamos con la clínica la entrega de sus datos y, después, su eliminación.

Derechos de los pacientes

Los pacientes ejercen sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO), habeas data o los equivalentes de su país ante la clínica. HeyDoc ayuda a la clínica a responder, por ejemplo con una copia de la historia o con enmiendas. Si un paciente nos escribe a hola@heydoc.cc, lo ponemos en contacto con su clínica.